Kebijakan Privasi

Kebijakan ini disusun mengacu Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan Peraturan Pemerintah No. 33 Tahun 2026 sebagai peraturan pelaksananya.

Kebijakan rinci bagi pengguna tertentu: Kebijakan Privasi Situs Web untuk pengunjung adievia.co.id, dan Kebijakan Privasi Adievia Praktik untuk pasien dan pengguna aplikasi itu. Data pasien SIMRS Adievia juga diatur kebijakan privasi rumah sakit yang memakainya.

1. Tentang kami

PT Adievia Medika Teknologi ("Adievia", "kami") menyediakan SIMRS Adievia (sistem informasi manajemen rumah sakit) dan Adievia Praktik (sistem praktik mandiri dokter dan dokter gigi). Kebijakan ini adalah kebijakan tingkat perusahaan: menjelaskan bagaimana kami memproses data pribadi pada kedua produk tersebut, dalam kegiatan operasional perusahaan (hubungan dengan pelanggan dan mitra, dukungan teknis, penagihan, dan kepatuhan — dikelola di COS Adievia (Company Operating System), sistem elektronik kami untuk keperluan itu), dan di situs web adievia.co.id. Produk dan situs web memiliki kebijakan privasi sendiri yang lebih rinci bagi penggunanya dan melengkapi kebijakan ini; bila terdapat perbedaan, yang berlaku adalah ketentuan yang memberi pelindungan lebih besar kepada subjek data.

Peran kami: Untuk data pasien/staf yang diolah dalam layanan kepada fasilitas kesehatan, fasilitas kesehatan (RS/klinik) bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi dan Adievia bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data atas instruksi mereka. Untuk data yang kami kelola sendiri — mis. akun pengguna langsung, kontak pelanggan dan calon klien, verifikasi izin praktik, dan akun staf kami — Adievia bertindak sebagai Pengendali.

2. Data pribadi yang kami proses

• Identitas & kontak: nama, NIK, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, telepon, email, nomor BPJS.
• Data kesehatan (data pribadi spesifik): rekam medis, diagnosa, hasil pemeriksaan lab/radiologi, resep & riwayat obat, alergi, tindakan medis.
• Data administratif & keuangan: tagihan, pembayaran, data klaim.
• Data staf: nama pengguna, kredensial, peran/hak akses; serta data kepegawaian (identitas, NIK, kontak darurat, rekening gaji, nomor BPJS, jabatan, perjanjian kerja, dan upah) yang dikelola di COS Adievia — NIK dan nomor rekening disimpan terenkripsi, dan membukanya tercatat.
• Data pelanggan & mitra: nama dan kontak PIC, penanda tangan kontrak, NPWP, dan akun pengguna yang kami berikan; bagi pemilik praktik Adievia Praktik, nomor dan dokumen STR/SIP untuk verifikasi izin praktik.
• Data pengunjung situs web: isi form kontak dan permintaan demo, akun akses demo, isi percakapan dengan asisten AI, serta pengenal klik iklan (gclid) bila Anda datang dari iklan kami.
• Percakapan WhatsApp dengan Adievia: nomor WhatsApp (atau, bila Anda menyembunyikannya, nama pengguna WhatsApp dan pengenal akun yang diberikan Meta), nama profil WhatsApp, isi pesan teks, foto yang Anda kirim beserta keterangannya, dan waktunya; untuk dokumen, pesan suara, atau video hanya jenisnya yang dicatat.
• Data teknis: log aktivitas, alamat IP, perangkat (untuk keamanan & audit).

3. Tujuan & dasar pemrosesan

Kami memproses data pribadi untuk: penyelenggaraan layanan kesehatan dan rekam medis elektronik; administrasi & penagihan; pelaporan ke sistem nasional (SATUSEHAT, BPJS, SIRS) sesuai kewajiban hukum; keamanan sistem & audit; dukungan teknis; verifikasi izin praktik pelanggan Adievia Praktik; menanggapi pertanyaan, permintaan demo, dan percakapan asisten AI di situs web, serta pesan yang Anda kirim ke nomor WhatsApp bisnis kami — termasuk menghubungi Anda lewat WhatsApp ke nomor telepon yang Anda isi sendiri di formulir situs web; mengukur efektivitas iklan kami; serta administrasi kontrak, kepegawaian, dan kewajiban perpajakan perusahaan.

Dasar pemrosesan (UU PDP Pasal 20) antara lain: pelaksanaan kewajiban hukum, pelaksanaan perjanjian, kepentingan vital/pelayanan kesehatan, kepentingan yang sah (misalnya keamanan sistem, jejak audit, tindak lanjut calon klien, dan menanggapi pesan yang Anda kirim kepada kami), dan/atau persetujuan subjek data — sesuai konteks.

4. Pembagian & pengungkapan data

Data dapat dibagikan kepada: fasilitas kesehatan terkait (sebagai Pengendali); sistem pemerintah (SATUSEHAT/Kemenkes, BPJS) sesuai kewajiban; penyedia infrastruktur/subprosesor tepercaya yang terikat perjanjian; dan Google Ads untuk mengukur efektivitas iklan kami (bagian 5). Kami tidak menjual data pribadi.

5. Lokasi & transfer data

Data diproses dan disimpan di Indonesia: pada Google Cloud Platform, region Jakarta (asia-southeast2) untuk layanan yang kami kelola, atau pada server milik fasilitas kesehatan untuk instalasi di lokasi fasilitas itu. Salinan cadangan juga berada di Indonesia.

Pengecualiannya — transfer ke luar wilayah Indonesia — disebut satu per satu di bawah ini.

Pesan WhatsApp. Adievia Praktik mengirim pemberitahuan melalui WhatsApp Business Platform (Meta Platforms), yang memprosesnya di luar wilayah Indonesia. Pada SIMRS Adievia, pengiriman WhatsApp hanya berjalan bila fasilitas kesehatan mengaktifkannya; pengiriman itu dilakukan atas instruksi fasilitas kesehatan sebagai pengendali, dengan isi yang ditetapkannya, dan juga diproses Meta di luar wilayah Indonesia. Yang keluar wilayah Indonesia dari Adievia Praktik terbatas pada: nomor telepon penerima, kode sekali pakai, nomor antrean, nama praktik, waktu sesi, dan nomor telepon praktik. Peringatan operasional kepada staf Adievia yang dikirim lewat WhatsApp terbatas pada nama praktik serta jenis dan jumlah kejadian; peringatan itu tidak memuat data pasien maupun cuplikan pesan galat, yang hanya dapat dibaca di COS Adievia.

Pesan Adievia Praktik kepada pasien dan praktik tidak memuat isi rekam medis, diagnosis, catatan klinis, resep, hasil pemeriksaan, maupun kalimat bebas yang ditulis petugas. Isinya dibentuk dari templat tetap pada kode program, bukan dari kehati-hatian pemakai.

Dasar transfer pesan kepada pasien adalah persetujuan subjek data (UU PDP Pasal 56 ayat (4)), yang diminta pada alur pendaftaran akun pasien. Pasien yang tidak memberikannya tetap dapat dilayani melalui pendaftaran lewat staf praktik, dan dalam hal itu tidak ada data pribadinya yang keluar wilayah Indonesia. Karena Peraturan Pemerintah No. 33 Tahun 2026 (berlaku 16 Januari 2027) membatasi persetujuan pada transfer yang tidak berulang (Pasal 173), dasar tersebut kami alihkan ke pelindungan yang memadai dan bersifat mengikat (UU PDP Pasal 56 ayat (3); PP 33/2026 Pasal 165 ayat (2)) berupa instrumen kontraktual dengan Meta — dasar yang juga dipakai untuk peringatan operasional kepada staf.

Percakapan WhatsApp dengan Adievia. Bila Anda menghubungi nomor WhatsApp bisnis PT Adievia — antara lain lewat tombol chat di situs web — pesan Anda dan balasan kami melewati WhatsApp Business Platform (Meta Platforms), yang memprosesnya di luar wilayah Indonesia.

• Yang diproses: nomor WhatsApp (atau nama pengguna WhatsApp dan pengenal akun dari Meta bila nomor Anda disembunyikan), nama profil WhatsApp, isi pesan, foto yang Anda kirim beserta keterangannya, dan waktunya. Foto disimpan di COS Adievia bersama percakapannya; staf membukanya hanya bila diperlukan untuk menanggapi Anda, dan setiap pembukaan tercatat. Dokumen, pesan suara, dan video tidak kami unduh — hanya jenisnya yang dicatat.
• Tujuan: menanggapi pertanyaan Anda tentang produk dan layanan kami. Pesan pertama dan pesan di luar jam layanan (Senin–Jumat 08.00–17.00 WITA) dijawab otomatis; balasan pertama memuat tautan kebijakan ini.
• Pesan pembuka dari kami: bila Anda mengisi nomor telepon di formulir situs web, staf kami dapat memulai percakapan WhatsApp ke nomor itu untuk menindaklanjuti kiriman Anda, memakai templat pesan yang disetujui Meta. Kami tidak mengirim pesan WhatsApp ke nomor yang tidak Anda berikan sendiri kepada kami. Bila Anda membalasnya, berlaku ketentuan percakapan ini.
• Tempat penyimpanan: percakapan disimpan di Indonesia (Google Cloud Jakarta) — di COS Adievia tempat staf membalas, dan sebagai arsip teknis terenkripsi di gerbang WhatsApp kami (tanpa foto; foto hanya disimpan di COS Adievia) — dengan masa simpan pada bagian 6.
• Mohon tidak mengirim data pasien, data kesehatan, atau dokumen identitas lewat WhatsApp — termasuk foto resep, hasil pemeriksaan, atau kartu identitas. Untuk janji temu atau antrean di praktik dokter, hubungi praktik tempat Anda berobat.
• Instrumen pelindungan: WhatsApp Business Data Processing Terms dan Data Security Terms, yang mengikat Meta sebagai prosesor. Dasar transfernya pelindungan yang memadai dan bersifat mengikat (UU PDP Pasal 56 ayat (3); PP 33/2026 Pasal 165 ayat (2)).
• Pilihan Anda: bila tidak ingin memakai WhatsApp, hubungi kami melalui email atau alamat pada bagian 9; tidak ada data pribadi Anda yang keluar wilayah Indonesia lewat jalur itu selain yang disebut pada bagian Email di bawah.

Email. Email PT Adievia — korespondensi staf, email otomatis dari COS Adievia, dari situs web (form kontak, akses demo, kode verifikasi), dan email akun atau tagihan aplikasi kami — dikirim melalui Google Workspace (Google LLC), yang menyimpan salinan email di pusat data di luar wilayah Indonesia.

• Tujuan: korespondensi operasional — balasan dukungan kepada pelanggan, pemberitahuan kepada staf, tanggapan atas form situs web, email akun dan tagihan, serta penerimaan permintaan hak subjek data.
• Yang tersimpan: alamat email, nama, nama praktik atau instansi, isi korespondensi, serta kode atau tautan akun. Pemberitahuan otomatis kepada staf dari COS Adievia sengaja tidak memuat nama pelanggan, nama praktik, maupun isi tiket; peringatan operasional Adievia Praktik kepada staf memuat nama praktik serta jenis dan jumlah kejadian, tanpa data pasien maupun cuplikan pesan galat.
• Rekam medis tidak dikirim lewat email kami. SIMRS Adievia menyediakan fitur bagi fasilitas kesehatan untuk mengirim salinan rekam medis kepada pemohon yang berhak; pengirimannya memakai server email yang ditetapkan fasilitas kesehatan itu sebagai pengendali, bukan akun email Adievia.
• Instrumen pelindungan: perjanjian pemrosesan data yang mengikat Google sebagai prosesor (Cloud Data Processing Addendum) — pemrosesan hanya atas instruksi kami, pemberitahuan insiden, penghapusan setelah layanan berakhir, dan sertifikasi keamanan ISO 27001/27018. Dasar transfernya pelindungan yang memadai dan bersifat mengikat (PP 33/2026 Pasal 165 ayat (2)); sampai Lembaga Pelindungan Data Pribadi menerbitkan daftar negara setara dan standar klausul kontrak, instrumen ini kami nilai ulang setiap tahun.
• Hak Anda: tetap dapat dijalankan melalui kontak di bagian 9; Google meneruskan permintaan yang diterimanya kepada kami.
• Risiko dan mitigasi: risiko utama adalah akses di negara penerima dan kebocoran akun email, yang kami redam dengan autentikasi dua faktor dan pembatasan isi email.

Situs web adievia.co.id. Tiga layanan pada situs web kami diproses penyedianya di luar wilayah Indonesia:

• Asisten AI: pesan yang Anda ketik beserta riwayat percakapannya dikirim ke layanan AI Google Cloud (Vertex AI) untuk menyusun jawaban, dan dapat diproses di luar wilayah Indonesia. Transkripnya kami simpan di server kami di Indonesia. Mohon tidak menuliskan data kesehatan atau data pribadi yang tidak diperlukan dalam percakapan.
• Pelindung form (Google reCAPTCHA): sinyal perangkat dan peramban serta alamat IP diproses Google untuk membedakan manusia dari program otomatis saat form dikirim.
• Pengukuran iklan (Google Ads): tag Google Ads tidak menulis cookie iklan sebelum Anda menyetujuinya, tetapi data teknis kunjungan (alamat IP, jenis peramban) dan pengenal klik iklan (gclid) dapat diterima Google untuk mengukur apakah form yang terkirim berasal dari iklan kami. Kami tidak memakainya untuk iklan bertarget ulang maupun profil pribadi.
• Instrumen pelindungan: asisten AI dan reCAPTCHA tercakup Cloud Data Processing Addendum yang sama dengan email (Google sebagai prosesor); pengukuran iklan tunduk pada ketentuan pelindungan data Google Ads. Dasar transfernya pelindungan yang memadai dan bersifat mengikat (PP 33/2026 Pasal 165 ayat (2)).
• Pilihan Anda: cookie iklan dapat ditolak atau dicabut melalui "Pengaturan Cookie" di situs web; sebagai ganti asisten AI dan form kontak, Anda dapat menghubungi kami melalui kontak di bagian 9. Rinciannya dimuat di Kebijakan Privasi Situs Web (https://adievia.co.id/privacy/website/).

Sumber daya pihak ketiga di peramban. Beberapa halaman produk dan situs web dapat memuat font, peta, ikon, atau data cuaca langsung dari penyedia pihak ketiga (antara lain Google Fonts, Google Maps, dan OpenStreetMap). Saat itu peramban Anda terhubung ke server penyedia tersebut — yang dapat berada di luar wilayah Indonesia — dan mengirimkan alamat IP serta jenis peramban; tidak ada data lain yang kami kirimkan melalui sumber daya itu.

Selain yang disebut pada bagian ini, tidak ada transfer Data Pribadi ke luar wilayah Indonesia. Bila di kemudian hari ada, dilakukan sesuai UU PDP Pasal 56 dan PP 33/2026, dan diberitahukan terlebih dahulu.

6. Penyimpanan & retensi

Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan di atas dan sesuai ketentuan, lalu dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan. Masa simpan utama:

Pemusnahan terjadwal atas log, percakapan asisten AI, percakapan WhatsApp, dan arsip gerbang di atas tidak diberitahukan per orang; periodenya diumumkan melalui kebijakan ini. Pengirim form kontak dan pemilik akun situs web diberi tahu lewat email sebelum dan sesudah datanya dimusnahkan. Rincian lengkap di Kebijakan Masa Retensi & Pemusnahan Data Pribadi.

7. Keamanan

Kami menerapkan langkah teknis & organisasi yang wajar: enkripsi in-transit (TLS 1.2/1.3); enkripsi at-rest AES-256 (default Google Cloud); kontrol akses berbasis peran (RBAC); autentikasi & MFA; hashing kata sandi (bcrypt atau argon2id); audit log; pembatasan percobaan login; dan backup terenkripsi di Indonesia.

8. Hak Anda sebagai subjek data (UU PDP Pasal 5–13)

Anda berhak untuk: memperoleh informasi & akses atas data Anda; memperbaiki/memperbarui data; menghapus atau mengakhiri pemrosesan dalam batas yang diizinkan hukum; menarik persetujuan; menolak pengambilan keputusan otomatis tertentu; memperoleh salinan data; dan mengajukan keberatan/ganti rugi.

Catatan: untuk data yang Pengendalinya adalah fasilitas kesehatan, sebagian permintaan akan kami teruskan/koordinasikan dengan faskes terkait.

9. Cara menghubungi kami

Permintaan terkait data pribadi dapat diajukan ke privasi@adievia.co.id (PT Adievia Medika Teknologi, BTN Puri Asri Estate Blok Taman Lembah Permai No. 15, Desa Polewali, Kec. Gantarang, Kab. Bulukumba, Sulawesi Selatan 92561, telp 081242780123). Kami menanggapi paling lambat 3×24 jam sejak permintaan diterima (PP 33/2026 Pasal 71, 77, 92, dan 99), setelah identitas pemohon diverifikasi.

10. Pelanggaran data

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami menjalankan prosedur respons insiden internal: memberitahukan Pengendali/Subjek Data dan otoritas sesuai UU PDP dan PP 33/2026 Pasal 114 (paling lambat 3×24 jam).

11. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui; versi terbaru dipublikasikan di https://adievia.co.id/privacy/ (ID) dan https://adievia.co.id/en/privacy/ (EN) dengan tanggal berlaku.

Riwayat perubahan

Perubahan 1.6 (20 Okt 2026): foto dalam percakapan WhatsApp dengan Adievia — foto yang Anda kirim ke nomor WhatsApp bisnis kami (misalnya tangkapan layar gangguan) kini diunduh dan disimpan di COS Adievia bersama percakapannya, dengan masa simpan yang sama; staf membukanya hanya bila diperlukan dan setiap pembukaan tercatat. Dokumen, pesan suara, dan video tetap tidak diunduh. Disebut pula yang sudah berjalan sejak versi 1.5: nama pengguna WhatsApp dan pengenal akun WhatsApp bagi pengirim yang menyembunyikan nomornya; pesan pembuka WhatsApp dari staf kami, hanya ke nomor yang Anda isi sendiri di formulir situs web; dan salinan kiriman formulir situs web di COS Adievia, tempat staf membaca dan membalasnya. Konsol ops situs web yang dihentikan pada 23 September 2026 dikeluarkan dari tabel masa simpan. Data kepegawaian kini dikelola di COS Adievia, dengan NIK dan nomor rekening terenkripsi.

Perubahan 1.5 (14 Sep 2026): percakapan WhatsApp dengan Adievia — pesan ke nomor WhatsApp bisnis PT Adievia (antara lain dari tombol chat di situs web) kini dijawab staf dari COS Adievia; data yang diproses, transfer ke Meta, balasan otomatis, dan masa simpannya disebut. Masa simpan arsip gerbang WhatsApp kami dicantumkan. Isi peringatan operasional Adievia Praktik kepada staf ditulis sesuai sistem sejak 13 September 2026: tanpa cuplikan pesan galat.

Perubahan 1.4 (13 Sep 2026): transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia disebut lengkap dengan tujuan, instrumen pelindungan, dan risikonya (PP 33/2026 Pasal 164) — email yang dikelola Google Workspace, layanan pihak ketiga di situs web (asisten AI, reCAPTCHA, pengukuran iklan), dan sumber daya pihak ketiga yang dimuat peramban; dasar transfer WhatsApp dialihkan sesuai PP 33/2026 dan isi peringatan operasional lewat WhatsApp disebut; cakupan diperjelas mencakup kegiatan operasional perusahaan dan situs web; dasar kepentingan yang sah disebut; lokasi data instalasi di fasilitas kesehatan disebut; masa simpan per kategori data dicantumkan; dan tenggat tanggapan permintaan menjadi 3×24 jam (bukan jam kerja).

Perubahan 1.3 (10 Sep 2026): layanan penandatanganan dokumen elektronik yang semula disediakan sebagai produk tersendiri dihentikan, sehingga dikeluarkan dari cakupan kebijakan ini. Kebijakan ini kini mencakup SIMRS Adievia dan Adievia Praktik.

Perubahan 1.2 (8 Sep 2026): peran layanan penandatanganan tersebut sebagai «ledger jangkar» di dalam kedua produk dicabut — modul penerima jangkar dihapus dan skema basis datanya dijatuhkan.

Perubahan 1.1: cakupan diperjelas menjadi seluruh produk PT Adievia, dan bagian Lokasi & transfer data ditulis apa adanya — pemberitahuan WhatsApp pada Adievia Praktik memang diproses Meta di luar wilayah Indonesia. Versi 1.0 menyatakan tidak ada transfer ke luar negeri sama sekali.

Disahkan di Bulukumba, 20 Oktober 2026, oleh Sudarman, S.T., Direktur PT Adievia Medika Teknologi, dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi (PSrE VIDA).