Kebijakan ini berlaku untuk pasien dan pengguna aplikasi Adievia Praktik — perangkat lunak rekam medis elektronik untuk praktik dokter dan dokter gigi mandiri yang disediakan PT Adievia Medika Teknologi. Naskah yang sama tersedia di dalam aplikasi pada alamat /privasi setiap praktik. Untuk pengunjung situs adievia.co.id berlaku Kebijakan Privasi situs.
Ringkasnya
- Rekam medis pasien disimpan di Indonesia: pada infrastruktur PT Adievia di Google Cloud region Jakarta (paket SaaS), atau di server milik praktik sendiri (paket on-premise).
- Praktik itulah pemilik dan Pengendali data. PT Adievia Medika Teknologi adalah penyedia perangkat lunak sekaligus pengelola infrastrukturnya (Prosesor), dan hanya memproses data atas instruksi praktik.
- Kami tidak menjual data dan tidak memakainya untuk iklan.
- Pasien berhak melihat isi rekam medisnya, meminta pembetulan, dan menarik persetujuan.
1. Siapa memegang data Anda
Adievia Praktik adalah perangkat lunak rekam medis elektronik yang disediakan PT Adievia Medika Teknologi untuk praktik dokter mandiri. Perangkat lunak ini disediakan sebagai layanan berlangganan (SaaS) yang berjalan pada infrastruktur PT Adievia di Google Cloud region Jakarta. Praktik yang menghendaki datanya berada di tempat dapat memilih paket on-premise, yang berjalan di server milik praktik sendiri.
Dalam istilah UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi: praktik dokter yang Anda kunjungi adalah Pengendali Data Pribadi, dan PT Adievia Medika Teknologi adalah Prosesor Data Pribadi — kami memproses data hanya atas instruksi praktik — untuk menjalankan, memelihara, dan mengamankan layanan — dan terikat perjanjian pemrosesan data dengan praktik tersebut.
Artinya, untuk sebagian besar permintaan tentang data Anda, pihak yang berwenang menjawab adalah praktiknya. Nama, alamat, dan nomor telepon praktik tertera di halaman praktiknya sendiri.
2. Data apa yang diproses
- Identitas & kontak — nama, NIK, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, nomor HP, nomor BPJS. NIK, nomor paspor, dan nomor BPJS disimpan dalam keadaan terenkripsi.
- Data kesehatan — catatan pemeriksaan, diagnosis, tindakan, resep dan riwayat obat, alergi, tanda vital. Ini termasuk data pribadi bersifat spesifik menurut UU PDP dan diperlakukan sebagai rahasia kedokteran.
- Pemesanan tanpa akun — nama, tanggal lahir, dan nomor HP yang diketik sendiri oleh pemesan. Sebelum dicocokkan petugas dengan identitas di loket, data ini berstatus klaim — belum menjadi bagian rekam medis. Klaim yang tidak pernah tertaut ke pasien dihapus dalam 30 hari.
- Akun pasien — hanya nomor HP. Akun tidak menyimpan nama pasien maupun daftar praktik yang dikunjunginya. Tidak ada kata sandi; kode sekali pakai disimpan dalam bentuk teracak (HMAC) dan hangus dalam 5 menit.
- Data teknis — jejak audit aktivitas, alamat IP, dan waktu akses — dipakai untuk keamanan dan untuk menjawab pertanyaan "siapa membuka rekam medis ini, kapan". Log sistem sengaja tidak memuat data pribadi.
3. Untuk apa, dan atas dasar apa
Data diproses untuk: pendaftaran dan antrean; penyelenggaraan rekam medis elektronik; peresepan obat; penagihan dan pembayaran; pelaporan kepada sistem nasional sesuai kewajiban hukum; keamanan sistem dan jejak audit; serta dukungan teknis.
Dasar pemrosesannya (UU PDP Pasal 20) sesuai konteks: pelaksanaan kewajiban hukum — antara lain kewajiban menyelenggarakan rekam medis elektronik menurut Permenkes No. 24 Tahun 2022; pelaksanaan perjanjian layanan kesehatan; pelindungan kepentingan vital dalam pelayanan kesehatan; dan/atau persetujuan subjek data.
4. Kepada siapa data dibagikan
Data dapat diteruskan kepada, dan hanya kepada:
- SATUSEHAT (Kemenkes) — pengiriman data rekam medis sesuai kewajiban Permenkes 24/2022.
- BPJS Kesehatan — data kepesertaan dan kunjungan, bila pasien berobat sebagai peserta JKN di praktik yang bekerja sama.
- WhatsApp (Meta) — hanya nomor HP dan kode sekali pakai, untuk mengirim kode masuk atau pemberitahuan antrean. Isi medis tidak pernah dikirim lewat WhatsApp.
- AdieviaSign — hanya sidik digital (SHA-256) dan waktu penandatanganan catatan yang sudah ditandatangani dokter, untuk membuktikan catatan itu tidak diubah belakangan. Sidik digital tidak dapat dikembalikan menjadi isi catatan, dan layanan itu secara struktur tidak menyimpan isi medis.
- Google Cloud (region Jakarta) — penyedia pusat data tempat layanan SaaS berjalan (sub-prosesor infrastruktur). Google tidak membuka isi data; data tidak meninggalkan wilayah Indonesia.
Kami tidak menjual data pribadi, tidak menukarnya, dan tidak memakainya untuk periklanan.
5. Di mana data disimpan
Paket SaaS: rekam medis dan seluruh data pasien disimpan dan diproses di Google Cloud region Jakarta (asia-southeast2), wilayah Indonesia, pada sistem yang dikelola PT Adievia Medika Teknologi. Data tiap praktik dipisahkan di tingkat basis data; staf PT tidak membuka data pasien kecuali atas permintaan praktik.
Paket on-premise: data disimpan dan diproses di server milik praktik, di fasilitas praktik. PT Adievia hanya mengaksesnya untuk dukungan teknis atas permintaan praktik.
Dua komponen pendukung lintas praktik dikelola PT Adievia di Indonesia: gerbang pesan WhatsApp (nomor HP dan kode sekali pakai) dan ledger AdieviaSign (sidik digital tanda tangan). Keduanya tidak memuat isi medis. Tidak ada pengiriman data pribadi ke luar wilayah Indonesia; bila kelak diperlukan, akan dilakukan sesuai syarat UU PDP Pasal 56 dan diberitahukan lebih dulu.
6. Berapa lama disimpan
Rekam medis disimpan sekurang-kurangnya sesuai masa simpan yang ditentukan Permenkes 24/2022, lalu dimusnahkan menurut kebijakan retensi praktik. Data pemesanan yang tidak pernah menjadi kunjungan dihapus dalam 30 hari. Kode sekali pakai hangus dalam 5 menit.
Jejak audit bersifat hanya-tambah dan tidak dapat dihapus atau disunting — termasuk oleh praktik. Itu justru perlindungan bagi pasien: setiap pembukaan dan setiap pembetulan rekam medis meninggalkan jejak yang tidak bisa dihilangkan.
7. Bagaimana data dijaga
Yang berikut ini terpasang di sistem, bukan rencana:
- Pemisahan antar praktik — ditegakkan di tingkat basis data (row-level security), bukan sekadar di kode aplikasi.
- Enkripsi saat tersimpan — NIK, nomor paspor, dan nomor BPJS terenkripsi di tingkat kolom; pada paket SaaS seluruh media penyimpanan server juga terenkripsi (bawaan Google Cloud).
- Hak akses berjenjang — dokter, asisten, dan petugas administrasi melihat bagian yang berbeda; petugas administrasi tidak melihat isi klinis.
- Jejak audit menyeluruh — setiap pembukaan rekam medis tercatat, termasuk sekadar membaca.
- Tanda tangan elektronik — catatan yang telah ditandatangani dokter terkunci; sidiknya dijangkarkan ke luar sistem sehingga perubahan diam-diam dapat diketahui. Pembetulan dilakukan lewat adendum yang tampak, bukan dengan menimpa catatan lama.
- Pengamanan akun staf — kata sandi disimpan teracak, ada pembatasan percobaan masuk, dan tersedia autentikasi dua faktor (aplikasi authenticator) untuk akun staf.
- Pengamanan lalu lintas — sambungan dienkripsi (TLS), dengan pembatasan laju dan header keamanan peramban yang menutup jalur pencurian sesi.
- Cadangan — salinan basis data dibuat setiap hari, diuji pulih secara otomatis, dan disalin ke penyimpanan terpisah yang terenkripsi di Indonesia (Google Cloud Storage, Jakarta) dengan akses terbatas; pemulihan dari salinan itu diuji setiap minggu.
8. Hak Anda
Menurut UU PDP Pasal 5–13, subjek data berhak: memperoleh informasi dan akses atas datanya; meminta pembetulan; menghapus atau mengakhiri pemrosesan sepanjang diizinkan hukum; menarik persetujuan; memperoleh salinan data; serta mengajukan keberatan dan ganti rugi.
Menurut Permenkes 24/2022 Pasal 26, isi rekam medis adalah milik pasien dan wajib disampaikan kepadanya bila diminta. Sistem ini menyediakannya dengan dua cara: ringkasan di portal pasien, dan resume medis cetak ber-QR yang keasliannya dapat diperiksa siapa pun tanpa akun.
Ada satu batas yang perlu diketahui: catatan medis yang sudah ditandatangani dokter tidak dapat dihapus, sebab ia adalah dokumen hukum. Yang keliru dibetulkan lewat adendum bertanggal — catatan asli tetap terbaca di sebelahnya.
9. Bila terjadi kebocoran
Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, praktik sebagai Pengendali memberitahukan subjek data dan otoritas paling lambat 3×24 jam sesuai UU PDP Pasal 46, dan PT Adievia Medika Teknologi membantu penanganannya sesuai prosedur respons insiden.
10. Menghubungi kami
Untuk permintaan yang menyangkut rekam medis, hubungi lebih dulu praktik tempat berobat — merekalah Pengendali datanya, apa pun paketnya.
Untuk pertanyaan tentang perangkat lunaknya, atau bila permintaan tidak tertangani, hubungi Pejabat Pelindungan Data Pribadi:
- PT Adievia Medika Teknologi BTN Puri Asri Estate, Blok Taman Lembah Permai No. 15 Desa Polewali, Kec. Gantarang, Kab. Bulukumba Sulawesi Selatan 92561 info@adievia.co.id
11. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui. Versi yang berlaku beserta tanggalnya selalu tertera di bagian atas. Bila perubahannya material dan menyangkut persetujuan yang pernah diberikan, subjek data akan diminta menyetujuinya kembali.