Adievia Praktik · Berlaku 11 Oktober 2026 · v1.5

Privasi Praktik Mandiri

Kebijakan ini berlaku untuk pasien dan pengguna aplikasi Adievia Praktik — perangkat lunak rekam medis elektronik untuk praktik dokter dan dokter gigi mandiri yang disediakan PT Adievia Medika Teknologi. Naskah yang sama tersedia di dalam aplikasi pada alamat /privasi setiap praktik. Untuk pengunjung situs adievia.co.id berlaku Kebijakan Privasi Situs Web, dan untuk perusahaan secara keseluruhan Kebijakan Privasi PT Adievia.

Ringkasnya

  • Rekam medis pasien disimpan di Indonesia: pada infrastruktur PT Adievia di Google Cloud region Jakarta (paket SaaS), atau di server milik praktik sendiri (paket on-premise).
  • Praktik itulah pemilik dan Pengendali data. PT Adievia Medika Teknologi adalah penyedia perangkat lunak sekaligus pengelola infrastrukturnya (Prosesor), dan hanya memproses data atas instruksi praktik.
  • Kami tidak menjual data dan tidak memakainya untuk iklan.
  • Isi rekam medis tidak pernah dikirim ke luar wilayah Indonesia. Yang keluar — pesan WhatsApp dan email akun pemilik serta staf praktik — disebut satu per satu di bagian 5.
  • Pasien berhak melihat isi rekam medisnya, meminta pembetulan, dan menarik persetujuan.

1. Siapa memegang data Anda

Adievia Praktik adalah perangkat lunak rekam medis elektronik yang disediakan PT Adievia Medika Teknologi untuk praktik dokter mandiri. Perangkat lunak ini disediakan sebagai layanan berlangganan (SaaS) yang berjalan pada infrastruktur PT Adievia di Google Cloud region Jakarta. Praktik yang menghendaki datanya berada di tempat dapat memilih paket on-premise, yang berjalan di server milik praktik sendiri.

Dalam istilah UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi: praktik dokter yang Anda kunjungi adalah Pengendali Data Pribadi, dan PT Adievia Medika Teknologi adalah Prosesor Data Pribadi — kami memproses data hanya atas instruksi praktik — untuk menjalankan, memelihara, dan mengamankan layanan — dan terikat perjanjian pemrosesan data dengan praktik tersebut.

Artinya, untuk sebagian besar permintaan tentang data Anda, pihak yang berwenang menjawab adalah praktiknya. Nama, alamat, dan nomor telepon praktik tertera di halaman praktiknya sendiri.

Untuk data pemilik praktik yang berlangganan — akun, verifikasi izin praktik (STR/SIP), dan pembayaran langganan — PT Adievia Medika Teknologi bertindak sebagai Pengendali.

2. Data apa yang diproses

  • Identitas & kontak — nama, NIK, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, nomor HP, nomor BPJS. NIK, nomor paspor, dan nomor BPJS disimpan dalam keadaan terenkripsi.
  • Data kesehatan — catatan pemeriksaan, diagnosis, tindakan, resep dan riwayat obat, alergi, tanda vital. Ini termasuk data pribadi bersifat spesifik menurut UU PDP dan diperlakukan sebagai rahasia kedokteran.
  • Pemesanan tanpa akun — nama, tanggal lahir, dan nomor HP yang diketik sendiri oleh pemesan. Sebelum dicocokkan petugas dengan identitas di loket, data ini berstatus klaim — belum menjadi bagian rekam medis. Klaim yang tidak pernah tertaut ke pasien dihapus dalam 30 hari.
  • Akun pasien — hanya nomor HP. Akun tidak menyimpan nama pasien maupun daftar praktik yang dikunjunginya. Tidak ada kata sandi. Pasien masuk dengan mengirim pesan WhatsApp berisi kode dari layar ke nomor Adievia — nomor pengirimnya itulah buktinya — dan kode itu hangus dalam 10 menit. Hanya bila gerbang WhatsApp Adievia sedang tidak terjangkau, kode dikirim ke WhatsApp pasien; kode itu disimpan dalam bentuk teracak (HMAC) dan hangus dalam 5 menit.
  • Pemilik & staf praktik — nama, alamat email, dan peran akun; bagi pemilik praktik juga NIK, nomor telepon praktik, nomor dan dokumen STR/SIP untuk verifikasi izin praktik, serta tagihan langganan. Kata sandi disimpan teracak.
  • Data teknis — jejak audit aktivitas, alamat IP, dan waktu akses — dipakai untuk keamanan dan untuk menjawab pertanyaan "siapa membuka rekam medis ini, kapan". Log sistem sengaja tidak memuat data pribadi.

3. Untuk apa, dan atas dasar apa

Data diproses untuk: pendaftaran dan antrean; penyelenggaraan rekam medis elektronik; peresepan obat; penagihan dan pembayaran; pelaporan kepada sistem nasional sesuai kewajiban hukum; keamanan sistem dan jejak audit; dukungan teknis; serta verifikasi izin praktik dan pembayaran langganan praktik.

Dasar pemrosesannya (UU PDP Pasal 20) sesuai konteks: pelaksanaan kewajiban hukum — antara lain kewajiban menyelenggarakan rekam medis elektronik menurut Permenkes No. 24 Tahun 2022; pelaksanaan perjanjian layanan kesehatan; pelindungan kepentingan vital dalam pelayanan kesehatan; dan/atau persetujuan subjek data.

4. Kepada siapa data dibagikan

Data dapat diteruskan kepada, dan hanya kepada:

  • SATUSEHAT (Kemenkes) — pengiriman data rekam medis sesuai kewajiban Permenkes 24/2022.
  • BPJS Kesehatan — data kepesertaan dan kunjungan, bila pasien berobat sebagai peserta JKN di praktik yang bekerja sama.
  • WhatsApp (Meta) — nomor HP dan, tergantung pesannya: kode masuk (yang dikirim pasien ke nomor Adievia, atau yang dikirim kepada pasien bila gerbang WhatsApp sedang tidak terjangkau), atau nomor antrean, nama praktik, dan waktu sesi (pemberitahuan antrean dibatalkan) beserta nomor telepon praktik. Meta memproses pesan WhatsApp di luar wilayah Indonesia (bagian 5). Isi medis tidak pernah dikirim lewat WhatsApp — termasuk alasan pembatalan yang ditulis petugas; kalimat itu hanya dapat dibaca di halaman Janji Saya setelah pasien masuk dengan nomor HP. Batas ini ditegakkan oleh kode, bukan oleh kehati-hatian petugas.
  • Google Workspace (email) — alamat email, nama, dan nama praktik pemilik dan staf praktik, beserta isi email akun dan tagihan (tautan verifikasi, pengaturan ulang kata sandi, kuitansi, keputusan verifikasi izin praktik) dan balasan tiket bantuan. Email tidak dikirim kepada pasien (bagian 5).
  • Midtrans (PT Midtrans) — gerbang pembayaran berbadan hukum Indonesia, untuk pembayaran langganan praktik: nomor tagihan, jumlah, nama praktik, serta email dan nomor telepon pemilik — bukan data pasien. Midtrans memproses data pembayaran menurut kebijakan privasinya sendiri, yang menyebut data dapat juga diproses di luar Indonesia.
  • Bank (pembayaran langganan lewat transfer) — selama pembayaran daring belum dibuka, langganan praktik dibayar lewat transfer ke rekening yang ditunjuk PT Adievia Medika Teknologi di layar Langganan. Bank pengirim dan bank penerima memproses data transfernya menurut ketentuan masing-masing; bukti transfer yang dikirim pemilik praktik lewat WhatsApp atau Bantuan & tiket dipakai hanya untuk melunasi tagihannya — bukan data pasien.
  • SNOMED International — nama dan alamat praktik dicatat dalam register sublisensi SNOMED CT yang dapat diperiksa SNOMED International, sebagaimana diwajibkan lisensi Adievia (Syarat & Ketentuan Layanan Pasal 9.3). Register disimpan Adievia dan hanya diperlihatkan bila SNOMED International memintanya. Tidak ada data pasien di dalamnya.
  • Google Cloud (region Jakarta) — penyedia pusat data tempat layanan SaaS berjalan (sub-prosesor infrastruktur). Google tidak membuka isi data; data tidak meninggalkan wilayah Indonesia.

Kami tidak menjual data pribadi, tidak menukarnya, dan tidak memakainya untuk periklanan.

5. Di mana data disimpan, dan yang keluar wilayah Indonesia

Paket SaaS: rekam medis dan seluruh data pasien disimpan dan diproses di Google Cloud region Jakarta (asia-southeast2), wilayah Indonesia, pada sistem yang dikelola PT Adievia Medika Teknologi. Data tiap praktik dipisahkan di tingkat basis data; staf PT tidak membuka data pasien kecuali atas permintaan praktik.

Paket on-premise: data disimpan dan diproses di server milik praktik, di fasilitas praktik. PT Adievia hanya mengaksesnya untuk dukungan teknis atas permintaan praktik.

Dua komponen pendukung lintas praktik dikelola PT Adievia di Google Cloud region Jakarta: gerbang pesan WhatsApp, yang tidak memuat isi medis, dan COS Adievia (Company Operating System), sistem internal tempat staf Adievia melayani tiket bantuan, verifikasi izin praktik, dan tagihan. COS Adievia tidak memegang koneksi ke basis data pasien; ia hanya membaca ringkasan tanpa data pasien lewat antarmuka yang dibatasi.

Pengecualiannya — data pribadi yang keluar wilayah Indonesia — disebut satu per satu:

  • Pesan WhatsApp. Yang keluar terbatas pada data pada butir WhatsApp di bagian 4. Dasar transfernya persetujuan subjek data (UU PDP Pasal 56 ayat (4)), yang diminta saat membuat akun pasien atau memesan janji temu; pasien yang tidak memberikannya tetap dapat didaftarkan lewat staf praktik, dan dalam hal itu tidak ada data pribadinya yang keluar wilayah Indonesia. Karena Peraturan Pemerintah No. 33 Tahun 2026 (berlaku 16 Januari 2027) membatasi persetujuan pada transfer yang tidak berulang (Pasal 173), dasar tersebut dialihkan ke pelindungan yang memadai dan bersifat mengikat (UU PDP Pasal 56 ayat (3); PP 33/2026 Pasal 165 ayat (2)) berupa instrumen kontraktual dengan Meta.
  • Peringatan operasional kepada staf Adievia, lewat WhatsApp atau email, hanya menyebut nama praktik serta jenis dan jumlah kejadian (misalnya jumlah pengiriman SATUSEHAT yang gagal). Peringatan itu tidak memuat data pasien maupun cuplikan pesan galat; rinciannya hanya dapat dibaca di COS Adievia.
  • Email. Email akun dan tagihan serta balasan tiket bantuan kepada pemilik dan staf praktik, dan peringatan operasional di atas, dikirim melalui Google Workspace (Google LLC), yang menyimpan salinan email di pusat data di luar wilayah Indonesia. Email akun, tagihan, dan peringatan dibentuk dari templat tanpa data pasien; formulir tiket bantuan di aplikasi meminta pengguna tidak menuliskan data pasien, karena balasannya dikirim lewat email. Instrumen pelindungannya perjanjian pemrosesan data yang mengikat Google sebagai prosesor (Cloud Data Processing Addendum); dasar transfernya pelindungan yang memadai dan bersifat mengikat (PP 33/2026 Pasal 165 ayat (2)).
  • Sumber daya pihak ketiga di peramban staf. Pengaturan lokasi praktik memuat peta dari OpenStreetMap dan data ketinggian dari Open-Meteo, dan layar antrean memuat data cuaca dari Open-Meteo. Saat itu peramban terhubung langsung ke server penyedia tersebut — yang dapat berada di luar wilayah Indonesia — dan mengirimkan alamat IP, jenis peramban, dan koordinat yang diminta; tidak ada data pasien yang ikut. Halaman pasien (pemesanan, antrean, Janji Saya, portal) tidak memuat sumber daya pihak ketiga.

Selain yang disebut pada bagian ini, tidak ada transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia. Bila kelak diperlukan, dilakukan sesuai UU PDP Pasal 56 dan PP 33/2026, dan diberitahukan lebih dulu.

6. Berapa lama disimpan

Rekam medis disimpan sekurang-kurangnya sesuai masa simpan yang ditentukan Permenkes 24/2022, lalu dimusnahkan menurut kebijakan retensi praktik. Data pemesanan yang tidak pernah menjadi kunjungan dihapus dalam 30 hari. Kode masuk hangus dalam 10 menit (kode yang dikirim pasien) atau 5 menit (kode yang dikirim kepada pasien).

Jejak audit bersifat hanya-tambah dan tidak dapat dihapus atau disunting — termasuk oleh praktik. Itu justru perlindungan bagi pasien: setiap pembukaan dan setiap pembetulan rekam medis meninggalkan jejak yang tidak bisa dihilangkan.

7. Bagaimana data dijaga

Yang berikut ini terpasang di sistem, bukan rencana:

  • Pemisahan antar praktik — ditegakkan di tingkat basis data (row-level security), bukan sekadar di kode aplikasi.
  • Enkripsi saat tersimpan — NIK, nomor paspor, dan nomor BPJS terenkripsi di tingkat kolom; pada paket SaaS seluruh media penyimpanan server juga terenkripsi (bawaan Google Cloud).
  • Hak akses berjenjang — dokter, asisten, dan petugas administrasi melihat bagian yang berbeda; petugas administrasi tidak melihat isi klinis.
  • Jejak audit menyeluruh — setiap pembukaan rekam medis tercatat, termasuk sekadar membaca.
  • Tanda tangan elektronik — catatan yang telah ditandatangani dokter terkunci, dan sidik digitalnya dapat dihitung ulang untuk memeriksa isinya. Pembetulan dilakukan lewat adendum yang tampak, bukan dengan menimpa catatan lama.
  • Pengamanan akun staf — kata sandi disimpan teracak, ada pembatasan percobaan masuk, dan tersedia autentikasi dua faktor (aplikasi authenticator) untuk akun staf.
  • Pengamanan lalu lintas — sambungan dienkripsi (TLS), dengan pembatasan laju dan header keamanan peramban yang menutup jalur pencurian sesi.
  • Cadangan — salinan basis data dibuat setiap hari, diuji pulih secara otomatis, dan disalin ke penyimpanan terpisah yang terenkripsi di Indonesia (Google Cloud Storage, Jakarta) dengan akses terbatas; pemulihan dari salinan itu diuji setiap minggu.

8. Hak Anda

Menurut UU PDP Pasal 5–13, subjek data berhak: memperoleh informasi dan akses atas datanya; meminta pembetulan; menghapus atau mengakhiri pemrosesan sepanjang diizinkan hukum; menarik persetujuan; memperoleh salinan data; serta mengajukan keberatan dan ganti rugi.

Menurut Permenkes 24/2022 Pasal 26, isi rekam medis adalah milik pasien dan wajib disampaikan kepadanya bila diminta. Sistem ini menyediakannya dengan dua cara: ringkasan di portal pasien, dan resume medis cetak ber-QR yang keasliannya dapat diperiksa siapa pun tanpa akun.

Ada satu batas yang perlu diketahui: catatan medis yang sudah ditandatangani dokter tidak dapat dihapus, sebab ia adalah dokumen hukum. Yang keliru dibetulkan lewat adendum bertanggal — catatan asli tetap terbaca di sebelahnya.

9. Bila terjadi kebocoran

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, praktik sebagai Pengendali memberitahukan subjek data dan otoritas paling lambat 3×24 jam sesuai UU PDP Pasal 46 dan PP 33/2026 Pasal 114, dan PT Adievia Medika Teknologi memberitahukan praktik serta membantu penanganannya sesuai prosedur respons insiden. Untuk data yang Pengendalinya PT Adievia Medika Teknologi, pemberitahuan itu kami lakukan sendiri.

10. Menghubungi kami

Untuk permintaan yang menyangkut rekam medis, hubungi lebih dulu praktik tempat berobat — merekalah Pengendali datanya, apa pun paketnya.

Untuk pertanyaan tentang perangkat lunaknya, atau bila permintaan tidak tertangani, hubungi Pejabat Pelindungan Data Pribadi:

PT Adievia Medika Teknologi
BTN Puri Asri Estate, Blok Taman Lembah Permai No. 15
Desa Polewali, Kec. Gantarang, Kab. Bulukumba
Sulawesi Selatan 92561
privasi@adievia.co.id

11. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui. Versi yang berlaku beserta tanggalnya selalu tertera di bagian atas. Bila perubahannya material dan menyangkut persetujuan yang pernah diberikan, subjek data akan diminta menyetujuinya kembali.